פעילויות נפוצות
חדשות פר"ח
ניהול זמן
מהו זמן הווה ?
נתאר לעצמנו, שיש בנק המזכה אותנו בכל בוקר בסכום של 86,400 ₪.
היתרה אינה עוברת מיום ליום ובכל לילה, כל סכום שלא הוצאנו במשך היום נמחק.
מה היינו עושים? מוציאים כל שקל כמובן.
לכל אחד מאתנו יש בנק שכזה ושמו של הבנק הוא ז מ ן.
בכל בוקר אנו מזוכים ב- 86,400 שניות ובכל לילה מה שלא נוצל לטובה, הולך לאיבוד.
היתרה אינה עוברת ליום שלמחרת. אין אוברדרפט. בכל יום נפתח החשבון מחדש ובכל לילה, מה שנותר נמחק.
אם לא השתמשנו במה שהיה בחשבון- ההפסד כולו שלנו.
אי אפשר לחזור אחורה. גם אי אפשר למשוך כנגד המחר.
מוכרחים לחיות בהווה, על חשבון הזמן שניתן לנו בכל יום.
כדאי שנשקיע את זמננו, על מנת להשיג ממנו את מירב הבריאות, האושר וההצלחה.
השעון מתקתק, ננצל את הזמן, היום !
תכנון הזמן הוא אחת המטלות החשובות של כולנו, אבל בדר"כ דווקא מטלה זו סובלת מהזנחה. למה?
משום שפעמים רבות אנחנו שקועים בלבצע את הפעילות היומיומית שיש לנו, ואנחנו פשוט לא מוצאים זמן לעסוק בתכנון. באופן אירוני לרבים מאיתנו פשוט אין מספיק זמן כדי לתכנן אותו!
אנשים שאינם מייעלים את זמנם, כאילו עומדים במגרש עם מחבט טניס ומחכים לכדורים שיזרקו עליהם מכל כיוון, הם מנסים לתת מענה מהיר לכל כדור שמופיע מולם עד שהם "מתפרקים" תחת העומס.
אז כדי שלא "נתפרק" נלמד קצת על 'איך מתכננים את הזמן'-
- שלב ראשון בתכנון זמן- רשימת מטלות: הכינו רשימה של כל המטלות שלכם לשבוע הקרוב, מטלות גדולות וקטנות.
- שלב שני הוא קביעת סדרי עדיפות- סדרי העדיפויות יקבעו לפי מספר פרמטרים:
מה עלי לעשות? מי צריך לעשות? היכן יש לעשות זאת?כמה דחוף וחשוב לעשות את זה? כמה זמן יידרש לכל מטלה? מה רמת הריכוז והערנות שנדרשים לכל מטלה?
סדרי העדיפויות יקבעו לפי חשיבות ודחיפות- מטלה חשובה ודחופה היא מטלה הדורשת השקעה ויש לטפל בה מהר, בעוד מטלה פחות חשובה ו/או דחופה היא מטלה שאינה גוזלת זמן וניתן לדחות אותה. לכל אדם וסיטואציה, דחיפות וחשיבות שונה, כלומר אותה מטלה (כגון חיפוש חומר בספריה) יכולה להיחשב דחופה וחשובה לסטודנט X בעוד לאחר אינה חשובה או דחופה.
- שלב שלישי הוא שיבוץ המטלות בלו"ז האישי - כשאנחנו מתכננים לו"ז, עמוד השדרה העיקרי שלנו הן המשימות החשובות והדחופות. קודם כל נשבץ את המשימות הדחופות והחשובות ולפיהן נשבץ את המטלות הנוספות. תמיד נשאיר זמן לפעולות דחופות ובלתי צפויות.
מספר דגשים בתכנון זמן:
- אל תחפש לעשות יותר דברים, תעשה את מה שצריך באופן יעיל!
- חשיבות הגמישות בניהול זמן- השגיאה הגדולה ביותר שאנשים עושים בתכנון לו"ז הוא שהם מקצים כל דקה ודקה מהיום למשימות. גישה זו מועדת לכישלון משום שכולנו יודעים שיש דברים לא צפויים ולכן כדאי תמיד להשאיר במהלך היום זמן לבלתי צפוי.
- האם מדובר במשימה שמישהו אחר יכול לבצע? שחררו ולהאציל סמכויות על האחר- יכול להיות שהמשימה לא תבוצע בדיוק כפי שהייתם רוצים, אך יחד עם זאת תוכלו להרוויח זמן יקר!
- חשוב להגדיר זמן לעבודה וזמן לדברים חשובים אחרים בחיים-חברים,משפחה,תחביבים וכו'.
זיכרו- קיימת חשיבות רבה לתכנון הזמן- אז כמו כל מיומנות אחרת עם הזמן והתרגול זה נעשה פשוט הרבה יותר.
ולסיום- עשרת הדברות לניהול זמן יעיל
- חוק המיקוד: להתחיל את היום במשימות החשובות ביותר.
- חוק הריכוז: לרכז משימות דומות (טלפונים, תיוק) ולטפל בהן בבת אחת.
- חוק האפקטיביות: לעבוד לפי סדר חשיבות, ולא רק לפי סדר הדחיפות.
- חוק היתרון היחסי: האצל סמכויות – לתת לאחרים לבצע את מה שאין לכם בו יתרון
- חוק התגובה המיידית: לטפל בכל מסמך רק פעם אחת.
- חוק הפריון: לשבץ משימות הדורשות ריכוז ומחשבה לשעות הערנות המרבית.
- חוק הרפיון: לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות "מתות", להשלמת קריאה או לביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות.
- חוק התכנון: להקצות בסוף כל יום כמה דקות לתכנון יום המחר.
- חוק החריגים: להקצות זמן בלוח הזמנים לטיפול בבעיות חריגות ובלתי צפויות.
- חוק המנוחה: לכל אדם דרוש איזון – לזכור לתכנן גם את החופשות והמנוחות, אחרת לעולם לא מגיעים אליהן.
בהצלחה!